Archiviazione dei documenti (e non solo) in ufficio: tutto il necessario

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Per garantire un ufficio ben ordinato e funzionale, occorre adottare un sistema di archiviazione basato su diversi materiali e strumenti come questi.

Come scegliere i raccoglitori per l’ufficio

Tanto per iniziare, i raccoglitori per l’archivio rappresentano il vero pilastro su cui si fonda un sistema ben organizzato negli ambienti di lavoro. Non possono quindi mancare raccoglitori ad anelli o a leva, da scegliere in base al volume dei documenti come contratti o fatture da organizzare. Invece di veder girare tutti i fogli sulle scrivanie in maniera disordinata, occorre organizzarli in raccoglitori pratici e comodi, evitando anche che vengano persi o rovinati.

 

Perchè usare sempre le buste di plastica trasparente

In seconda battuta, il sistema di archiviazione in ufficio deve poter contare sulle buste di plastica trasparenti. Non possono mai mancare e occorre averne una buona scorta a portata di mano perché sono pensate per garantire massima protezione e un’istantanea visibilità dei documenti archiviati all’interno, facilitando le operazioni di ricerca. Si individuano quindi le informazioni specifiche in un attimo senza perdere tempo che compromettano la produttività degli ambienti di lavoro.

 

Quanti tipi di cartelle e cartelline esistono

Per ottenere un’archiviazione efficace di tutto il lavoro d’ufficio, esistono vari tipi di cartelline e cartelle come, ad esempio, quelle a soffietto, a sospensione, con tasca, con finestra, con clip, etc. da scegliere in base alle specifiche esigenze dettate dal tipo di documenti e dal loro volume.

 

A che cosa servono le cartelle sospese

Invece, quelle che sono chiamate cartelle sospese tornano utili ogni volta che occorre archiviare tutti quei documenti che hanno bisogno di un’ulteriore divisione. Capaci di garantire un accesso più rapido e una suddivisione più chiara, le cartelle sospese sono pensate per aggiungere documenti correlati di ogni sorta, creando così un fascicolo più completo ed esaustivo.

 

Come sono fatti i portalistini

Per gestire i vari documenti durante gli spostamenti o le riunioni, i portalistini sono i più indicati perché pratici ed eleganti. Proteggono i documenti dallo sgualcirsi e possono essere realizzati in materiali diversi, tra cui spicca la plastica. Invece di presentarsi con dei fogli sparpagliati, conviene organizzare documenti di ogni sorta come contratti, portfolio, offerte e materiale esplicativo all’interno dei portalistini. Al loro interno, prevedono già delle pratiche buste trasparenti le quali garantiscono una conservazione migliore. Lo stesso vale per i porta biglietti da visita, organizzati con tasche in plastica più piccole.

 

Come usare i faldoni

In un sistema di archiviazione non possono mai mancare i faldoni, utilizzati per sistemare grandi volumi di documenti come, ad esempio, le fatture ricevute durante l’intero anno. Sono altrEsì utilizzati e adatti a organizzare e archiviare documenti di valore come quelli giuridici ma anche rapporti e progetti di ogni sorta,

 

Quando servono invece le scatole e i contenitori rigidi

Infine, c’è ancora spazio per spendere due parole in più in merito ai sistemi di archiviazione più rigidi come le scatole e i contenitori. Sono pensati per garantire la conservazione dei documenti a lungo termine. Inoltre, trovano grande impiego in tutti quegli uffici che hanno a che fare con oggetti vari, prodotti o campioni.