Spese aziendali: come gestirle ed ottimizzarle

Spese aziendali: come gestirle ed ottimizzarle

22 Luglio 2021

La gestione corretta delle spese aziendali rappresenta un passo fondamentale per la crescita di qualsiasi impresa, specialmente se quest’ultima opera in uno dei settori caratterizzati da un’elevata incidenza della manodopera, basti pensare a quello dei servizi o a quello industriale.

L’ottimizzazione dei costi delle risorse umane è il risultato ottenuto dopo un accurato percorso analitico che tiene conto di ogni spesa, dei premi fiscali e contributivi, allo sviluppo di piani di benessere aziendali e all’elargizione di benefit a favore dei lavoratori.

Una corretta valutazione degli elementi sopra indicati offre all’impresa numerosi vantaggi economici, ma come si possono raggiungere tali risultati?

Costi del lavoro e dei suoi elementi

Il costo annuale delle risorse umane include i seguenti elementi:

  • premi assicurativi;
  • retribuzioni dirette e indirette correnti;
  • retribuzioni differite (TFR incluso);
  • incidenza del prezzo della manodopera sull’IRAP;
  • contribuzioni a carico dell’impresa;
  • servizio pulizie;
  • mensa aziendale;
  • costi informatici;
  • eventuali contenzioni tra lavoratori ed Enti assistenziali, fiscali e previdenziali;
  • spese di gestione del personale;
  • spese extra come pranzi aziendali, regali per le ricorrenze come Natale, Pasqua e così via.

Come ottimizzare e gestire al meglio le spese aziendali

Per ottimizzare e gestire al meglio le spese aziendali è possibile sia rivolgersi a dei professionisti esperti di un determinato settore, sia al management interno dell’impresa.

A quest’ultimo spetta inoltre il compito di stabilire gli obiettivi aziendali più gli organici necessari per raggiungerli.

Un altro dettaglio da non trascurare consiste nella corretta selezione dei candidati che svolgeranno delle mansioni specifiche: una scelta accurata permette infatti di risparmiare tempo e denaro, poiché, grazie al loro bagaglio di esperienza pregressa, non sarà necessario formarli.

L’importanza della pianificazione delle assunzioni

Al fine di ridurre i costi aziendali, si consiglia di pianificare con attenzione i fabbisogni dell’impresa, in modo da poter assumere delle risorse capaci di portare in dote non solo agevolazioni di tipo economico, ma anche normativo e contributivo, basti pensare per esempio agli apprendisti oppure a chi appartiene alle categorie protette.

Come ridurre i costi aziendali

In ogni azienda, grande o piccola che sia, è sempre possibile diminuire i costi attraverso delle semplici strategie ad hoc, per esempio:

Modernizzare l’attività di marketing. La promozione dell’attività dell’azienda è importante per sponsorizzare i propri beni e servizi e non è dunque possibile abolirla.

Tuttavia esistono soluzioni efficaci ma più economiche come le strategie di inbound marketing e di marketing automation.

Tra le suddette rientrano le newsletter inviate tramite e-mail oppure l’utilizzo dei social media, i quali consentono di mostrare il lato umano dell’impresa e di instaurare così un rapporto di fiducia con i consumatori, che si sentiranno al centro dell’attenzione.

Gestione del tempo. Il tempo, insieme al denaro, è una delle risorse più preziose.

Per questo motivo è importante gestirlo nel miglior modo possibile mediante appositi strumenti online che aiutano i dipendenti a tenere traccia dello sviluppo dei progetti e delle spese.

Inoltre, se si impostano delle aspettative ragionevoli per conseguire determinati obiettivi, i lavoratori saranno soddisfatti e motivati.

Incremento delle soluzioni per gestire i rifiuti aziendali. Una buona gestione dei rifiuti aziendali aiuta a ridurre notevolmente i costi, specie se si tratta di imballi ingombranti.

Per diminuire la frequenza dei ritiri settimanali, si raccomanda quindi di compattarli il più possibile mediante una logistica ben pianificata.

Al fine di raggiungere tale obiettivo, è quindi possibile ricorrere all’acquisto di articoli per il riciclo degli scarti e di presse compattatrici.

Ridurre i costi energetici. Per ridurre i costi energetici dell’azienda, occorre analizzare gli effettivi consumi, così da poter scegliere il fornitore di gas e luce più vantaggioso per le proprie esigenze senza rinunciare a un ambiente lavorativo confortevole durante qualunque periodo dell’anno.

Trasferirsi in una sede più piccola oppure scegliere lo smart working. Questa scelta potrebbe aiutare a diminuire o addirittura eliminare i costi del mutuo/affitto e delle utenze.

Conti correnti multi valuta. Se l’azienda deve effettuare dei versamenti in differenti valute, aprire un conto corrente multi valuta aiuterà senza dubbio a risparmiare sui tassi di conversione.

Carte business. Fornire ai dipendenti carte prepagate pensate per la gestione ed ottimizzazione delle spese aziendali, per esempio Soldo.

Puntare sulle licenze software gratuite. Ormai il web offre davvero un vasto assortimento capace di soddisfare tutte le necessità di ogni impresa.

Investire sulla formazione di collaboratori e dipendenti. Se dipendenti e collaboratori ricevono delle lezioni formative, possono diventare più competenti e permettere di ridurre notevolmente i costi aziendali, poiché non sarà necessario assumere nuove persone.

Inoltre tale strategia permette sia di valorizzare il loro lavoro, sia di coinvolgerli e trattenerli all’interno dell’impresa.

La perdita di un lavoratore insoddisfatto dà infatti origine ai seguenti risultati onerosi:

  • impatto alquanto negativo sull’intero team;
  • perdita considerevole di produttività;
  • nuova assunzione obbligatoria;
  • gestione e formazione per il nuovo collaboratore.

Per ridurre in modo efficace i costi essenziali, è necessario non solo analizzare attentamente le entrate e le uscite, ma anche individuare tutte le spese eccessive e inutili che possono compromettere la redditività.