Una gestione delle spese inefficiente comporta una serie di danni al business aziendale, compromettendo soprattutto la sostenibilità finanziaria delle piccole e medie imprese meno strutturate.
Molte PMI italiane, infatti, sono particolarmente vulnerabili a un utilizzo non corretto dei fondi aziendali, che causa (tra l’altro) lo spreco di parte delle risorse disponibili per le imprese, considerando la difficoltà sistemica di accesso al credito e la bassa liquidità di numerose realtà del nostro Paese.
Per rendere il business delle PMI più resiliente e competitivo è fondamentale adottare soluzioni innovative di gestione dei fondi aziendali, in grado di ottimizzare e semplificare l’amministrazione delle risorse delle imprese. In questo modo è possibile usufruire di numerosi vantaggi in termini di maggiore soddisfazione dei dipendenti, migliore controllo sull’utilizzo dei fondi e aumento delle risorse umane ed economiche dedicate alle attività core del business.
La cattiva gestione dei rimborsi spese costa quasi 300 mila euro l’anno ad ogni impresa italiana
Da uno studio a cura di Coleman Parkes Research, è stato stimato che gli errori nella gestione dei rimborsi spese, erogati dalle aziende ai lavoratori che hanno utilizzato le proprie risorse per anticipare delle spese aziendali, causano ogni anno un danno economico medio di 295.658 euro per ogni impresa italiana, sotto forma di costi aggiuntivi che potrebbero essere ridotti o evitati.
Tra le principali criticità che comportano questo spreco di fondi delle imprese c’è innanzitutto la mancanza di una policy aziendale. Laddove presente, inoltre, spesso non è sufficientemente chiara e completa, ad esempio non indicando in maniera accurata gli importi di spesa per ogni ambito specifico.
Un altro problema è legato a una scarsa capacità di controllo sull’uso delle risorse aziendali da parte delle PMI, che porta in molte occasioni a intervenire in ritardo in caso di operazioni irregolari. Lo stesso succede nell’eccessiva manualità delle attività amministrative, specialmente nei processi monotoni, ripetitivi e a basso valore aggiunto che potrebbero essere facilmente automatizzati.
Non bisogna sottovalutare l’impatto negativo sul business del ricorso diffuso all’anticipo di risorse personali da parte dei dipendenti per le spese aziendali, una pratica comune tra le piccole e medie imprese che causa un forte disagio e malcontento tra la forza lavoro, riducendo la soddisfazione dei lavoratori e la capacità delle aziende di attrarre talenti.
Secondo una ricerca di Travel for Business, il 95% delle aziende non utilizza strumenti per il monitoraggio in tempo reale delle spese aziendali, mentre circa 3 imprese italiane su 10 non usano ancora sistemi digitali per i pagamenti aziendali.
Il risultato è spesso un processo di gestione dei rimborsi spese che, nella maggior parte delle piccole e medie imprese italiane che rappresentano l’ossatura del tessuto socioeconomico del nostro Paese, risulta eccessivamente complesso, poco chiaro, altamente manualizzato e difficile da controllare.
Una migliore gestione dei rimborsi spese passa attraverso la digitalizzazione
Secondo il rapporto ISTAT 2021 Imprese e ICT, se le imprese italiane hanno superato la media europea per il livello base di intensità digitale (60,3% in rapporto a una media UE27 del 56%), è ancora poco diffuso un livello medio/alto di digitalizzazione, con 8 imprese su 10 che si trovano a un livello basso o molto basso di adozione dell’ICT.
Eppure, la digitalizzazione sarebbe in grado di risolvere molte delle criticità delle PMI italiane, attraverso soluzioni più efficienti di gestione dei fondi aziendali come Soldo, una piattaforma flessibile, facile e intuitiva per la gestione delle spese. Con Soldo è possibile gestire le risorse aziendali per ottimizzare e semplificare le attività finanziarie.
In particolare, è possibile utilizzare la piattaforma web per controllare e monitorare l’impiego dei fondi in modo centralizzato, le carte prepagate Soldo per fornire ai dipendenti strumenti di pagamento personalizzabili e l’app Soldo per agevolare la rendicontazione delle spese in tempo reale.
Oltre la digitalizzazione serve un cambio di mentalità
La trasformazione digitale delle imprese è un processo che richiede inevitabilmente un cambio di mentalità aziendale. Si tratta di uno dei principali ostacoli alla digitalizzazione delle PMI, spesso restie a cambiare il proprio approccio al business, con il rischio di perdere competitività e rendere l’attività sempre più obsoleta e meno resiliente.
Nell’ambito della gestione dei rimborsi spese, ad esempio, non basta integrare sistemi digitali innovativi per risolvere le criticità nell’amministrazione dei fondi aziendali, ma è indispensabile un approccio costruttivo e aperto al cambiamento.
Ad esempio, servono policy aziendali chiare e accurate per la gestione dei fondi aziendali, possibilmente condivise con i dipendenti per aumentare la collaborazione e la partecipazione della forza lavoro nel processo di trasformazione digitale.
Inoltre, è importante automatizzare tutti quei processi a basso valore aggiunto, per migliorare la soddisfazione dei dipendenti e migliorare la percezione di realizzazione professionale.
Allo stesso tempo, è indispensabile semplificare i processi di rimborso spese, ad esempio eliminando l’anticipo dei fondi da parte dei dipendenti e consentendo ai collaboratori di pagare e giustificare le spese in modo facile e veloce.
Soldo rende possibile adottare soluzioni su misura per la gestione delle spese aziendali, affinché ogni realtà aziendale possa utilizzare gli strumenti e i sistemi digitali adatti alle sue esigenze specifiche, supportando il cambiamento culturale attraverso la digitalizzazione dei processi finanziari del business.